Você abre a academia todos os dias, paga contas, recebe mensalidades, mas no fim do mês… o saldo nunca bate. Se você sente que trabalha muito e lucra pouco, o problema pode não ser o número de alunos, mas sim a forma como você cuida da gestão financeira da sua academia.
Reunimos informações sobre como funciona a gestão financeira de academias para trazermos onde estão os principais erros e desperdícios. E claro, o que você pode fazer, de forma prática, para aumentar sua lucratividade!
Ou seja, conteúdo direto, sem enrolação, feito para donos de academias que querem virar a chave.
Por que a gestão financeira para academias é diferente?
“Eu já administro outros negócios, porque seria diferente com uma academia?”.
Academias são negócios com estrutura fixa, mensalidade recorrente e sazonalidade de receita. Ou seja, exigem um controle de caixa mais inteligente do que simplesmente “ganhou X, gastou Y”.
Existem pontos únicos desse tipo de negócio fitness que merecem atenção.
- Grande parte da receita vem de planos mensais ou semestrais (com adiantamento);
- Os custos fixos (aluguel, luz, professores) são altos e constantes;
- Existe alta inadimplência ou evasão se não houver controle;
- A sazonalidade do mercado (alta em janeiro, queda em julho e dezembro, por exemplo) exige planejamento.
Ou seja, fazer a gestão financeira de uma academia exige visão de longo prazo, controle diário e inteligência na tomada de decisão.
Como está a saúde financeira da sua academia?
Antes de aplicar qualquer estratégia, você precisa saber onde está pisando. Isso inclui entender:
Qual é o ticket médio da sua base de alunos?
Sabe a taxa de cancelamento?
Quais são os custos fixos e variáveis?
Quanto sobra de lucro de verdade ao final do mês?
Se você não tem clareza sobre essas métricas, está no escuro. E sim, isso pode estar fazendo você perder dinheiro sem perceber.
Os 5 maiores erros de gestão financeira em academias
1. Erro clássico na gestão financeira é não separar a conta pessoal da conta da academia
Misturar gastos pessoais com os da empresa, por exemplo, é um dos erros mais comuns e mais perigosos.
2. Não ter controle de fluxo de caixa diário
Sem fluxo de caixa, você não sabe se está pagando contas com o próprio lucro ou com o dinheiro dos próximos meses.
3. Não prever sazonalidade prejudica sua gestão financeira
Julho e dezembro têm quedas históricas nas matrículas, principalmente se você não está em uma região turística. Planejar isso é essencial.
4. Não acompanhar inadimplência
Deixar que alunos fiquem meses devendo sem abordagem é um rombo silencioso no caixa.
5. Não investir em tecnologia de gestão
Planilhas podem ser úteis, mas limitam seu crescimento. Softwares como CRMs e ERPs otimizam muito o processo.
Como organizar a gestão financeira da sua academia na prática
A boa notícia é que você não precisa ser contador para ter um controle financeiro eficiente. Isso porque, com disciplina, processos e ferramentas, tudo começa a fazer sentido.
Primeiro, separe pessoa física de pessoa jurídica. Crie uma conta PJ, defina um pró-labore e não misture suas despesas. Parece simples, e é mesmo, porém essencial!
Depois, crie um plano de contas. Ou seja, liste as categorias de entrada como mensalidade, venda de produto, serviços extras, e as categorias de saída, como salários, água, luz, limpeza e por exemplo.
Então, escolha uma ferramenta para controle, pode ser um sistema financeiro ou planilha. Mas lembre-se de integrar com seu CRM. Assim, você tem controle de quais mensalidades estão próximas do vencimento, se alguma está com renovação muito próxima de um período de férias, se existe possibilidade de upgrade, etc.
Esse não é um trabalho de apenas uma vez, infelizmente. Registre entradas e saídas diariamente ou semanalmente, mas não deixe acumular! Anotar no mesmo dia evita esquecimentos e erros.
Se puder, faça um Demonstrativo de Resultado mensal. É como um boletim: mostra quanto entrou, quanto saiu e quanto sobrou, como uma fotografia da saúde do seu negócio.
Como aumentar a lucratividade da academia com boa gestão financeira
Aumentar lucro não é só ganhar mais. Muitas vezes é gastar melhor e reter mais alunos, por exemplo.
- Negocie com fornecedores fixos (internet, limpeza, uniformes);
- Revise seus planos e preços: será que seu ticket médio está defasado?
- Crie planos de fidelidade para aumentar a permanência média do aluno;
- Controle inadimplência com mensagens automáticas e lembretes via CRM;
- Use campanhas de marketing com foco em conversão, não só alcance.
Um CRM como o Gym Sales pode impactar diretamente no seu financeiro. Afinal reduz a perda de leads, ou seja, você deixa de perder vendas por desorganização.
Além disso, automatiza follow-ups de cobrança e renovação, ajuda você a prever faturamento com base nos leads ativos, e gera dados para decisões mais estratégicas, como contratações e expansão.
“Se você quer crescer com segurança, precisa ter controle de vendas e previsibilidade de receita. Isso é gestão financeira inteligente.
Você não precisa virar especialista em finanças, mas sim assumir o controle da sua academia como um negócio. Com boas práticas, ferramentas adequadas e disciplina, é possível transformar o caos em organização para ver o lucro acontecer de verdade.
Se você quer lucrar mais e escalar o seu negócio, teste o Gym Sales agora mesmo e comece a transformar seus leads em clientes fiéis!